「ITツールが業務を複雑にする理由」
– オリジナル設計がなぜ必要なのか、あるブライダル企業の実例から–
先日、とあるブライダル関連企業と打ち合わせをする機会がありました。
その会社の主な業務は、式場や着付け・ヘアメイクなどの依頼を受け、専門家へ適切に手配するというもの。いわば、結婚式を支える“裏方の中核”を担う存在です。
この企業ではすでにいくつかのITツールが導入されていました。
LINE WORKS、LINE公式、Googleスプレッドシート……。
いずれも、現場の業務を効率化するための定番ツールです。
業務量が増えると、むしろ煩雑になっていく
しかし話を聞いてみると、業務量が増えれば増えるほど、
“煩雑さ”がむしろ増しているというのです。
特に印象的だったのは、
「ITツールの使い方をまとめた“社内マニュアル”をわざわざ整備している」
という話でした。
なぜ、マニュアルが必要になるのか？
なぜ、複数のツールを使っているのに、業務が楽にならないのか？
問題は“カスタマイズできない構造”にある
原因はシンプルでした。
“各ツールと自社の業務構造が合っていない”のです。
たとえば、案件をいろんな角度で分類したいのに、
使用しているツールでは“色でしか分類できない”。
ラベルやタグで柔軟に切り替えることができない。
その結果、データ管理はどんどん煩雑に。
ツールを補うためにマニュアルを用意し、
煩雑なフローを維持するために、さらなる人の手間が増えていく。
本来、ITツールは“簡略化”のためのはずなのに、
実際には“ツールを使うための仕組み”を新たに構築している状態。
これは、本末転倒です。
よくある話だけど、見落とされがちな本質
このような話は、業界や規模を問わず本当によく見られます。
SaaSの導入、チャットツールの導入、クラウドの導入。
一見、IT化が進んでいるように見える。
けれど、その実情は“場当たり的な継ぎ接ぎ”だったりします。
ツールの限界を、人の努力とマニュアルで補い続けている。
そんな現場は少なくありません。
私は「完全オリジナルの業務システム」を提案しています
このような現場に対して、私が提案しているのは
完全オリジナルの業務設計に基づいたシステムです。
ポイントは、「ツールを入れる」ことではありません。
業務の構造そのものに合わせて、“情報の流れ”を最適化すること。
ビフォーアフターの可視化
たとえば：
複数のタブを開いて情報を確認していた
コピー＆ペーストで情報を転記していた
属人的な判断や報告が多かった → 管理画面で可視化と分析が可能に
このように、業務全体が“情報の血流”として一本化されていきます。
DXとは“ツール導入”ではない。“情報の流れ”の設計である
DXというと、「SaaSを導入すること」と思われがちですが、
本質はまったく異なります。
DXとは、ツールを足すことではありません。
業務を、情報の流れとして再設計することです。
あなたの会社の業務は、
本当に“自社の構造”に合った情報設計になっているでしょうか？